Mutasi Dana Kas Kecil

B. Mutasi Dana Kas Kecil
       Pada mutasi atau perubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana.
1. Transaksi Yang Mengakibatkan Terjadinya Mutasi Dana Kas Kecil
     Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut :
A. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut :
✏Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang.
✏Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.
B. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana. Dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut :
✏Bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
✏Bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan dan kwitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
✏Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.
C. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut :
✏Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang.
✏Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil.
✏Bukti pengeluaran dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuatbolrh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.
2. Dokumen/Bukti Pengelolaan Dana Kas Kecil
     Setiap transaksi yang terjadi di perusahaan akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil dan transaksi tersebut harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
     Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan dengan mutasi tersebut agar pertanggung jawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut :
1. Bukti Penerimaan Kas
      Dokumen bukti penerimaan kas adalah sebagai berikut :
✏Nota penjualan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara tunai.
✏Bukti kas masuk adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat terjadinya penerimaan uang secara tunai.
✏Faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit.
✏Pita register kas adalah dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas sebagai bukti terjadinya penerimaan uang.
✏Bukti setoran bank adalah formulir yang disediakan oleh bank untuk di isi oleh nasabahnya apabila ingin melakukan transaksi di bank.
2. Bukti Pengeluaran Kas
       Dokumen bukti pengeluaran kas adalah sebagi berikut :
✏Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat terjadinya pengeluaran uang secara tunai.
✏Faktur pembelian adalah dokumen yang diterima dari pemasok kepada bagian pembelian perusahaan atas terjadinya pembelian secara kredit.
✏Nota pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara tunai.
✏Cek adalah surat perintah dari nasabah yang mempunyai rekening giro kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan di dalam cek tersebut.
3. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
       Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal kas kecil serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan yaitu dapat menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).
1. Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)
     Di dalam metode ini jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek tersebut di uangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran pengeluaran kas kecil.
Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut :
✏Pengelola dana kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut pengelola dana kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.
✏Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan sehingga dana kas kecil tersedia kembali.
✏Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil bukti-bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam jurnal pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.
2. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method)
     Dalam metode dana tidak tetap (fluktuatif) pemakai kas kecil oleh kasir dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan.
3. Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil
      Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai persatuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil menurut catatan.
4. Selisih Dana Kas Kecil
      Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya disebut selisih kas kurang (cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut ini :
✏Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya di catat karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
✏Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran misalnya saat memberikan uang kembali.
✏Adanya uang palsu.
✏Kesalahan pencatatan dalam jurnal.
✏Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui